01
Keanggotaan Harus Datang Langsung
Pendaftaran mengharuskan masyarakat datang ke lokasi, melakukan foto di tempat, dan menunggu kartu fisik.
Sistem Manajemen Perpustakaan &
Portal Layanan Publik
Platform digital terintegrasi untuk Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kepulauan Riau yang menghubungkan pencarian katalog publik, keanggotaan digital, katalogisasi MARC, pembuatan label barcode, sirkulasi koleksi, hingga laporan operasional.
Provincial Library · Kepulauan Riau
KlienDPK Provinsi Kepulauan RiauDinas Perpustakaan dan Kearsipan
Periode2023 - BerlangsungPengembangan & pemeliharaan berkelanjutan
PlatformPortal Publik + LMSOPAC · Membership · Circulation · Reporting
Highlight27.000+ Judul Koleksi162.000+ eksemplar fisik
TentangDPK Kepri
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kepulauan Riau mengelola layanan perpustakaan publik dengan koleksi berskala provinsi. Layanannya mencakup akses katalog, keanggotaan, peminjaman koleksi, pengolahan bahan pustaka, publikasi informasi, dan pelaporan internal untuk masyarakat serta petugas perpustakaan.
Cakupan LayananProvinsi Kepulauan RiauLayanan digital dapat diakses masyarakat dari 7 kabupaten/kota.
Karakter SistemLayanan Publik + Operasional InternalSatu data digunakan oleh portal publik dan sistem kerja petugas.
27.000+JudulKoleksi yang dikelola
162.000+EksemplarKoleksi fisik
15.000+AnggotaBasis keanggotaan
TantanganDigitalisasi
Skala koleksi dan layanan sudah besar, tetapi sejumlah proses masih bergantung pada kehadiran fisik dan pekerjaan manual. Masyarakat belum memiliki akses katalog yang memadai, sementara petugas membutuhkan alur kerja yang lebih terstruktur untuk mengelola koleksi dan transaksi.
02
Katalog Belum Dapat Dicari Online
Masyarakat sulit memeriksa judul, subjek, kategori, dan ketersediaan koleksi sebelum datang ke perpustakaan.
03
Katalogisasi Belum Terstruktur
Input metadata, verifikasi, pembuatan barcode, dan persiapan label membutuhkan workflow yang lebih konsisten.
04
Operasional Internal Terpisah
Katalog, sirkulasi, keanggotaan, publikasi, dan pelaporan perlu bekerja dari sumber data yang sama.
Solusi yangDibangun
Solunesia membangun dua lapisan sistem yang saling terhubung: portal publik untuk layanan mandiri masyarakat dan Library Management System untuk operasional petugas. Keduanya menggunakan data yang sama sehingga informasi publik dan proses internal tetap konsisten.
Pendekatan Implementasi
Layanan publik di depan, proses operasional terstruktur di belakang.
Portal publik menangani pencarian OPAC, keanggotaan, perpanjangan peminjaman, informasi, dan komunikasi layanan. Di sisi internal, LMS mengelola katalogisasi MARC, review data, label barcode, sirkulasi, publikasi, serta laporan dengan akses berbasis peran.
Prinsip utamaSatu lapisan data digunakan bersama oleh portal publik dan sistem operasional petugas.
Portal Publik & OPAC
Pencarian koleksi, keanggotaan, perpanjangan, informasi, dan layanan mandiri masyarakat.
Library Management System
Katalogisasi, pengolahan, sirkulasi, publikasi, statistik, dan laporan operasional.
Akses Berbasis Peran
Tujuh peran pengguna memisahkan tanggung jawab sesuai fungsi layanan dan pekerjaan petugas.
Data Publik & Internal Konsisten
Perubahan koleksi dan status layanan dapat mengalir dari proses internal menuju portal publik.
Portal Publik &OPAC
Masyarakat dapat mencari koleksi berdasarkan judul, penulis, subjek, dan kategori DDC tanpa harus memahami proses katalogisasi internal perpustakaan.
OPAC dirancang sebagai pintu masuk utama untuk menemukan koleksi. Metadata MARC yang dikelola oleh petugas menjadi dasar pencarian publik, termasuk filter kategori DDC dan pencarian dengan beberapa parameter.
01Pencarian koleksi berdasarkan judul, penulis, dan subjek
02Filter kategori DDC dan pencarian multi-parameter
03Informasi koleksi tersedia secara online sepanjang waktu
04Terhubung langsung dengan metadata katalog internal
05Portal juga memuat berita, agenda, layanan, dan informasi publik
06Integrasi OPAC dengan koleksi ebook dan buku digital
07Detail lokasi rak memudahkan pencarian koleksi fisik di perpustakaan
08Status ketersediaan eksemplar dapat dilihat sebelum datang ke lokasi
27.000+judul dapat dicari
2.700+halaman OPAC
OPAC · Pencarian Koleksi Publik
KeanggotaanDigital
Pendaftaran yang sebelumnya bergantung pada loket fisik dipindahkan menjadi proses online, sehingga masyarakat dari berbagai wilayah Kepulauan Riau dapat mengajukan keanggotaan tanpa harus datang ke Tanjungpinang.
Sebelumnya
Datang ke perpustakaan, foto di loket, menunggu kartu fisik, dan terbatas pada jam layanan.
↓
Setelah Digitalisasi
Daftar dari perangkat apa pun, unggah foto sendiri, dan menerima kartu anggota digital melalui WhatsApp.
01Pendaftaran dapat dilakukan 24 jam
02Dapat diakses dari 7 kabupaten/kota
03Kartu anggota digital dikirim melalui WhatsApp
04Profil dan histori layanan tersimpan pada akun anggota
Katalogisasi &Label
Pengolahan koleksi dibuat sebagai workflow terstruktur dari input metadata hingga buku siap ditempatkan di rak. Data tidak hanya dicatat, tetapi juga melalui proses review sebelum dipublikasikan ke OPAC.
Katalogisasi MARC 21 & Review
Metadata seperti ISBN, DDC, penulis, edisi, penerbit, subjek, jumlah eksemplar, dan cover dikelola melalui formulir MARC. Record yang dibuat petugas diproses melalui verifikasi dua tahap sebelum diterbitkan ke OPAC.
Barcode & Label Rak
Sistem menghasilkan label siap cetak yang memuat nomor panggil DDC, nomor eksemplar, dan identitas inventaris. DDC spine band juga dapat dibuat untuk membantu proses penempatan dan pencarian koleksi secara fisik.
Sirkulasi &Pelaporan
Aktivitas anggota dan transaksi koleksi dicatat di dalam sistem yang sama, sehingga data peminjaman, pengembalian, keanggotaan, dan laporan tidak perlu dikompilasi ulang dari beberapa sumber.
Transaksi Peminjaman
Peminjaman dan pengembalian terhubung dengan data anggota serta koleksi.
Statistik Keanggotaan
Data anggota dapat dipantau dan dirangkum tanpa proses rekap manual.
Laporan Sirkulasi
Transaksi dan aktivitas layanan dapat ditampilkan berdasarkan data yang sudah tercatat.
Akses &Visibilitas Digital
Portal publik tidak hanya menjadi antarmuka layanan, tetapi juga dibangun agar informasi perpustakaan lebih mudah ditemukan melalui pencarian organik dan digunakan dari perangkat mobile.
92.000+Total klik dalam 3 bulan
Trafik organik yang masuk ke portal dari hasil pencarian Google.
8,85MImpresi pencarian
Berapa kali halaman portal muncul di hasil pencarian Google.
5,5Rata-rata posisi pencarian
Posisi rata-rata portal di halaman hasil pencarian Google.
64%Klik berasal dari mobile
Mayoritas pengunjung mengakses portal dari perangkat mobile.
Search Performance · Organic Visibility
Data dari Google Search Console menunjukkan pertumbuhan visibilitas organik portal sejak peluncuran. Informasi perpustakaan kini lebih mudah ditemukan oleh masyarakat melalui pencarian online.
DampakImplementasi
Digitalisasi memperluas akses masyarakat sekaligus membuat pekerjaan internal lebih terstruktur. Dampaknya terlihat pada layanan keanggotaan, pencarian koleksi, pengolahan data, pelaporan, dan visibilitas layanan perpustakaan.
✓
Keanggotaan Dapat Diakses Se-Provinsi
Masyarakat dari 7 kabupaten/kota dapat mendaftar tanpa harus datang langsung ke Tanjungpinang.
✓
27.000+ Judul Dapat Dicari Online
OPAC membuka akses pencarian koleksi dengan filter DDC dan metadata yang dikelola secara terstruktur.
✓
Pengolahan Koleksi Lebih Konsisten
MARC, proses review, barcode, dan label dijalankan sebagai satu workflow sebelum koleksi dipublikasikan.
✓
Akses Digital Meningkat
Portal mencatat pertumbuhan trafik organik sekitar 300-500% dan memperluas jangkauan layanan publik.
42.000+ kunjungan fisik sepanjang 2025Digitalisasi layanan berjalan berdampingan dengan peningkatan keterlibatan masyarakat di perpustakaan.
01
Ceritakan Layanan Saat Ini
Mulai dari layanan masyarakat, proses internal, data, dokumen, dan sistem yang sudah digunakan.
02
Petakan Kebutuhan Digital
Kami membantu melihat proses yang perlu dihubungkan, disederhanakan, atau dibuat dapat diakses secara online.
03
Tentukan Ruang Lingkup
Setelah kebutuhan jelas, modul, integrasi, akses pengguna, dan tahapan implementasi dapat disusun lebih terarah.